Pengertian Administrasi Lengkap Dengan Tujuan, Manfaat, ciri - ciri umum Administrasi perkantoran
Administrasi sangatlah penting bagi jalannya suatu usaha. Oleh karena itu anda perlu memahami apa sih asrti administrasi , apa tujuan dan fungsinya.
G-bisnis.com - Pengertian Administrasi ~ Keperluan administrasi sangatlah penting untuk melihat kemajuan usaha di dalam suatu perusahaan. Berikut pembahasan lengkap mengenai Pengertian administrasi.
Saat ini, adanya perkembangan berbagai ilmu pengetahuan pada hakikatnya sebagai hasil dari dinamika penduduk. Administrasi merupakan salah satu komponen yang terbentuk dalam ilmu pengetahuan.
Kemunculan administrasi bukanlah sesuatu yang baru, sebenarnya sudah ada seiring dengan timbulnya peradaban manusia di muka bumi. Namun, sudahkan Anda mengetahui apa itu administrasi?
Arti Administrasi Secara Umum
Dapat diartikan definisi administrasi secara umum adalah fungsi tata penyelenggaraan yang memiliki peranan sangat penting untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Itulah yang dimaksud dengan pengertian administrasi secara umum yang selama ini banyak kita cari.
Pemahaman yang tepat mengenai peranan administrasi yang diterapkan dalam kehidupan sekarang ini sangat terkait dengan pengertian administrasi yang digunakan sebagai titik tolak untuk berpikir.
Oleh karena itu, administrasi harus memuat aspek-aspek seperti proses kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang memiliki sifat formal dan hirarkhis, dalam kegiatannya terdapat tugas-tugas yang harus diselesaikan dan adanya tujuan yang hendak dicapai pada proses tersebut dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang telah disediakan.
Fungsi Administrasi
Pada definisi administrasi yang menyatakan bahwa dalam hal kegiatannya terdapat tugas-tugas khusus yang harus diselesaikan, dan tugas itulah yang biasanya disebut dengan fungsi administrasi. Dimana fungsi administrasi adalah untuk merumuskan dan menentukan apa saja tujuan-tujan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan, serta untuk merumuskan kebijaksanaan secara umum. Simak fungsi-fungsi administrasi berikut ini.
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah suatu rincian penyusunan rencana yang diperlukan administrasi suatu organisasi, seperti dalam mengumpulkan data, pengolahan data, dan menyusun rencana. Penetapan perencanaan ini dilakukan oleh manajemen karena sudah menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Sedangkan, yang merumuskan dan menyusun perencanaan adalah staf perencana itu sendiri.
Perencanaan ini sangat penting dilakukan agar organisasi dalam melaksanakan kegiatannya mempunyai arah yang jelas, mau dibawa kemana kegiatan tersebut, seperti apa pelaksanaan kegiatan yang diinginkan, dan bagaimana cara melaksanakan suatu kegiatan agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pada fungsi ini dilakukan suatu kegiatan mengorganisasi sehingga membentuk suatu susunan hubungan kerja dan tercipta suatu kesatuan usaha di antara sekelompok orang di dalam organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan yang telah ditetapkan sebelumnya.
3. Koordinasi (Coordinating)
Pada fungsi ini antara anggota organisasi yang satu dengan lainnya melakukan aktivitas koordinasi dengan maksud untuk menyamakan persepsi agar tercipta suatu kesatuan usaha sehingga untuk mencapai tujuan organisasi dapat dilakukan dengan baik.
Hal ini dilakukan dengan menyelaraskan, menghubungkan dan menyatukan suatu pekerjaan untuk menghindari percekcokan antara anggota organisasi, serta menghindari kekosongan kegiatan.
Jika kegiatan koordinasi tidak dilakukan dengan baik maka dapat menimbulkan kekacauan yang luar biasa sehingga dapat menghambat ketercapaian tujuan suatu organisasi. Kegiatan ini juga dimaksudkan untuk mengurangi ketidaksesuaian sehingga mewujudkan kerja sama yang terarah dengan pandangan tujuan yang sama.
4. Pengarahan (Directing)
Fungsi ini ditujukan sebagai kegiatan yang dilakukan dengan sengaja untuk berinteraksi dengan anggota organisasi dengan maksud memberikan bimbingan, nasihat atau saran, dan perintah untuk mengarahkan ke hal yang benar sesuai ketetapan organisasi dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
5. Penempatan (Staffing)
Penempatan merupakan kegiatan untuk menyusun atau menempatkan seluruh sumber daya manusia yang ada dalam suatu organisasi, di mana organisasi mengadakan kegiatan yang dimulai dari aktivitas merekrut tenaga kerja, mengembangkan sumber daya manusia sampai bisa menghasilkan daya guna yang bermanfaat bagi organisasi.
6. Reporting (Laporan)
Reporting adalah kegiatan untuk melaporkan hasil suatu kegiatan maupun perkembangan dari kegiatan yang belum tuntas untuk memberikan gambaran mengenai pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Pelaporan ini sangat penting untuk dilakukan, karena nantinya akan berguna dalam melakukan evaluasi suatu pelaksanaan pekerjaan itu sendiri.
7. Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Fungsi budgeting ini sangat penting untuk dilakukan, apalagi dalam suatu perusahaan atau organisasi. Aktivitasnya adalah merencanakan dan mengelola keuangan atau anggaran untuk melihat perkembangan kondisi keuangan perusahaan apakah sudah berjalan dengan baik atau belum.
Tujuan Administrasi
Tujuan yang ingin dicapai dengan adanya administrasi yaitu agar kegiatan administrasi suatu perusahaan dapat dimonitoring oleh pelaku usaha, dan dapat menyusun suatu program yang ditujukan untuk mengembangkan usaha dari pelaksanaan kegiatan usaha.
Dengan adanya administrasi yang juga bertujuan agar pengelola usaha dapat mengevaluasi hasil pelaksanaan suatu kegiatan organisasinya ini ditujukan untuk mengetahui kegiatan apa yang tidak berjalan sesuai rencana, kegiatan apa yang belum terlaksana dengan maksimal yang nantinya dalam pelaksanakan kegiatan lainnya di kemudian hari dapat diperbaiki atau lebih baik dari kegiatan sebelumnya.
Manfaat Menggunakan Administrasi Yang Perlu Anda Ketahui
Tidak sedikit dari pelaku usaha yang masih menganggap administrasi bukanlah hal yang penting. Mereka mengabaikan administrasi begitu saja, karena tidak mengetahui bahwa administrasi sangat berguna dan dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan atau bisnisnya. Dari pengertian administrasi sendiri akan diketahui beberapa manfaat administrasi bagi perusahaan, di antaranya yaitu :
1. Dapat mengetahui seberapa besar keuntungan yang diperoleh perusahaan
Jika suatu perusahaan tidak melakukan pencatatan dari kegiatan pelaksanaan tugasnya, bagaimana perusahaan tersebut akan mengetahui bahwa usahanya mengalami keuntungan atau tidak. Karena dengan administrasi melalui catatan atas setiap transaksi menjual maupun membeli dapat dijadikan sebagai data fisik yang jelas.
2. Data yang bisa digunakan untuk mengembangkan bisnis
Pelaku usaha yang menggunakan administrasi di perusahaannya dapat mengetahui persentase pertumbuhan usaha yang dijalankan. Sehingga dapat dijadikan untuk menentukan besarnya tambahan modal yang akan digunakan untuk mengembangkan bisnisnya.
3. Data penting untuk keperluan investor
Dengan menggunakan administrasi, perusahaan dapat menyerahkan data atau catatan atas pelaksanaan tugas kegiatan kepada investor. Investor perlu mengetahui seperti apa perkembangan bisinis dari suatu perusahaan. Siapa saja yang dapat memberikan penambahan modal yang disebut dengan investor, seperi bank, koperasi, perorangan dan lain sebagainya.
4. Menghindari risiko kerugian yang mungkin terjadi
Perusahaan yang telah mencatat transaksi atas tugas kegiatannya dapat dengan mudah menentukan harga penjualan dari persediaan produknya. Karena telah mengetahui berapa harga pembelian dari persedian tersebut sehingga terhindar dari penetapan harga penjualan yang lebih rendah.
5. Data untuk pengajuan pinjaman dana
Apabila pelaku usaha ingin mengajukan proposal permintaan peminjaman dana dari bank, maka pelaku usaha tersebut harus menyerahkan administrasi yang di minta oleh bank. Administrasi tersebut dapat berupa copy identitas diri dari para pengurus perusahaan, copy surat ijin usaha perdagangan, copy Akte dan Anggaran Dasar Perusahaan beserta perubahannya dari notaris dan lain sebagainya.
Ciri - Ciri Administrasi
Administrasi menjadi sangat vital untuk meningkatkan kualitas suatu perusahaan. Karenanya administrasi perkantoran biasanya menitik beratkan kepada laporan akhir sehingga lebih mudah mengevaluasi kinerja serta mengawasi kinerja karyawan.
Untuk memahami pengertian administrasi perkantoran, kiranya perlu anda pahami ciri - ciri administrasi yaitu :
- Terdapat organisasi atau kelompok manusia.
Administrasi merupakan tata kelola data untuk mengawasi dan mengevaluasi kinerja organisasi atau kelompok. Administrasi tidak akan berjalan jika tidak ada kelompok atau organisasi. - Terdapat kerja sama dari kelompok tersebut.
Dari kelompok tersebut, harus ada kerja sama yang nantinya akan saling silang data. inilah pentingnya data administrasi untuk mensinkronkan data. - Terdapat bimbingan, pengawasan dan kepemimpinan dalam kelompok tersebut.
Dalam suatu organisasi atau kelompok, perlu adanya pengawasan atau bimbingan, data - data administrasi ini nanti yang dijadikan pertimbangan keputusan dan sebagai bentuk pengawasan tertulis. - Terdapat tujuan bersama kelompok yang ingin dicapai.
Organisasi dibentuk karena adanya tujuan bersama. Dari tujuan ini, perlu adanya evaluasi kinerja yang baik untuk mendapatkan manfaat dan tujuan.
Begitulah ulasan mengenai pengertian administrasi dengan lengkap, administrasi sangat penting bagi suatu perusahaan untuk mengetahui seperti apa perkembangan usahanya.
Nah, untuk Anda yang merupakan seorang pelaku usaha Anda tidak perlu ragu lagi untuk menerapkan administrasi di perusahaan, karena sangat banyak manfaat yang diperoleh dengan adanya administrasi. Semoga bermanfaat.
Jangan lupa share artikel ini bila bermanfaat. Serta silahkan berbagi pengalaman bisnis anda melalui tombol komentar di bawah.
Gabung dalam percakapan
Posting Komentar
komentar teratas
Terbaru dulu
